Kopdit Kosayu “Sinau” Pengelolaan Arsip Modern Berbasis Digital

Oleh Yohanes Meddy Fajar Laksana

Pada tanggal 14 Februari 2019 lalu, Kopdit Kosayu mendapatkan kesempatan untuk mengikuti workshop tentang pengelolaan arsip modern berbasis digital, bertempat di Hotel Santika Malang. Berikut ringkasan materi workshop yang kami dapatkan dan hendak kami bagikan.

Apa itu arsip? Arsip adalah informasi terekam dalam bentuk atau corak apapun, dibuat, diterima dan disimpan oleh suatu lembaga, perusahaan atau organisasi yang merupakan hasil akhir dalam rangka pelaksanaan kegiatan. (UU No.43 Th.2009).

Arsip dibedakan menjadi tiga, yaitu arsip aktif, arsip inaktif dan arsip statis. Arsip aktif adalah arsip yang diciptakan untuk pelaksanaan TUPOKSI organisasi. Arsip inaktif adalah arsip yang disimpan untuk  referensi dan memori organisasi. Terakhir, arsip statis adalah arsip yang disimpan sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan/organisasi. Adapun kegunaan arsip dibagi menjadi tiga, yaitu masa lampau, masa kini, dan masa yang akan dating. Masa lampau yaitu rekaman kegiatan atau peristiwa dari suatu aktivitas sebagai alat bukti yang sah. Masa kini yaitu sebagai informasi untuk pelaksanaan program dan kegiatan. Lalu masa yang akan datang sebagai informasi yang dapat digunakan sebagai referensi untuk kebijakan perencanaan.

Pada umumnya saat ini banyak kondisi arsip yang tidak terkondisi dengan baik. Maka dari itu perlu adanya digitalisasi arsip. Apa itu? Digitalisasi arsip adalah suatu proses kegiatan pengubahan suatu bentuk arsip/dokumen dari bentuk tekstual/gambar(kertas) ke dalam bentuk arsip elektronik (file).

Mengapa arsip harus didigitalisasi? Ada beberapa alasan. Pertama sebagai sarana berbagi informasi. Kedua untuk mengurangi ruang penyimpanan. Ketiga untuk keamanan. Keempat untuk mempertahankan dokumen yang dianggap penting. Kelima untuk mengurangi pemakaian kertas. Keenam untuk mendukung mobilitas karena bisa diakses di luar kantor. Ketujuh untuk mencegah dokumen hilang dan salah penyimpanan. Dan kedelapan agar memudahkan pengambilan data/arsip.

Ada cukup banyak kelebihan digitalisasi arsip, yang antar lain tidak membutuhkan ruang simpan arsip yang besar, tidak terkendala ruang dan waktu dalam mengakses arsip, membuat lebih efektif dan efisien, dan terintegrasi dengan setiap bagian yang membutuhkan arsip.

Ada beberapa tahap dalam digitalisasi arsip:

1. Pemilahan dan penilaian arsip mana yang dimusnahkan dan mana yang permanen untuk disimpan.
2. Pemindaian atau scanning arsip sesuai aslinya.
3. Editing atau Tahap ini dilakukan dengan editing arsip yang telah discanning dan dilakukan penyatuan file-file yang sebelumnya terpisah. Pada proses compiling, penyatuan file dalam bentuk PDF dilakukan
4. Importing atau melakukan pemindahan data secara elektronik seperti dokumen/arsip office, grafik atau gambar video ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronik.
5. Penyimpanan arsip. Pada tahap ini setelah arsip dipindahkan ke dalam sistem maka arsip harus disimpan secara benar. Penyimpanan ini harus mengantisipasi perubahan teknologi maupun software. Penyimpanan dilakukan dengan mengelompokan masalah dan tahun sesuai arsip aslinya.
6. Indexing arsip, yaitu arsip dalam bentuk cetak dikelola dengan melakukan pelabelan, sortir dan indeks, kemudian ditempatkan dalam folder dan dimasukkan dalam filling cabinet sehingga arsip mudah ditemukan.

Ketentuan arsip digital ada empat, yang pertama yaitu autentisitas adalah kualitas suatu arsip yang sebagaimana adanya dan tidak mengalami perubahan, kedua yaitu autentik adalah layak diterima atau dipercaya berdasarkan fakta dan identik dengan asli, ketiga autentikasi adalah pengesahan arsip digital yang memiliki kebenaran informasi dan kekuatan hukum yang sama dengan arsip yang asli, dan keempat adalah tanda tangan elektronik yaitu tanda tangan elektronik  yang digunakan sebagai alat verifikasi atau autentikasi.

Arsip digital dapat sebagai alat bukti yang sah menurut hukum yaitu dalam PP No. 88 Tahun 1999 Bab III ps. 16 ayat 1 dan 2 :  ‘‘dokumen yang telah dialihkan dalam mikrofilm atau media lainnya atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.’’ Hasil cetak dokumen yang dialihkan ke dalam mikrofilm dapat dilegalisasi untuk keperluan proses peradilan dan kepentingan  hukum lainnya.

Demikianlah artikel ini dibuat agar dapat menjadi tambahan wawasan tentang pengarsipan digital. (AL)